Sổ theo dõi tư vấn tâm lý học đường: 5+ mẫu mới nhất và hướng dẫn chi tiết theo Thông tư 31

Sổ theo dõi tư vấn tâm lý học đường không chỉ là một công cụ hành chính mà đã trở thành hồ sơ chuyên môn bắt buộc, phản ánh sự chuyên nghiệp và trách nhiệm của nhà trường trong việc chăm sóc sức khỏe tinh thần cho học sinh. Giữa bối cảnh xã hội hiện đại với nhiều áp lực vô hình, vai trò của người làm công tác tư vấn tâm lý ngày càng trở nên quan trọng. Việc ghi chép và hệ thống hóa thông tin một cách khoa học thông qua sổ theo dõi không chỉ giúp tối ưu hóa quá trình hỗ trợ từng cá nhân mà còn là nền tảng dữ liệu quan trọng để xây dựng một môi trường giáo dục an toàn, lành mạnh và thấu cảm. Bài viết này sẽ cung cấp cho bạn 5+ mẫu sổ theo dõi tư vấn tâm lý học đường cập nhật nhất, cùng hướng dẫn chi tiết cách sử dụng dựa trên quy định của Thông tư 31/2017/TT-BGDĐT, dành cho những ai đang và sẽ theo đuổi con đường ý nghĩa này.

Tại sao sổ theo dõi tư vấn lại là công cụ bắt buộc đối với sức khỏe học đường?

Trong hoạt động tư vấn tâm lý chuyên nghiệp, mọi can thiệp đều phải dựa trên cơ sở thông tin chính xác và có hệ thống. Sổ theo dõi tư vấn tâm lý học đường chính là công cụ cốt lõi đảm bảo nguyên tắc này, đóng vai trò như một “bệnh án” cho sức khỏe tinh thần của học sinh, giúp nhà tham vấn nắm bắt, theo dõi và đưa ra những hỗ trợ kịp thời và hiệu quả nhất.

Khái niệm và mục đích của sổ theo dõi tư vấn tâm lý học đường

Sổ theo dõi tư vấn tâm lý học đường là một bộ hồ sơ chuyên môn được sử dụng để ghi lại một cách chi tiết và có hệ thống toàn bộ quá trình làm việc giữa nhà tham vấn và học sinh (thân chủ). Nó không chỉ đơn thuần là một cuốn sổ ghi chép mà là một công cụ quản lý ca, chứa đựng thông tin từ buổi gặp gỡ đầu tiên đến khi kết thúc quá trình hỗ trợ.

Mục đích chính của việc sử dụng sổ theo dõi bao gồm:

• Hệ thống hóa thông tin: Giúp nhà tham vấn ghi nhớ, tổng hợp và phân tích các thông tin quan trọng về hoàn cảnh, vấn đề, và diễn biến tâm lý của học sinh qua từng buổi làm việc.
• Theo dõi tiến trình và đánh giá hiệu quả: Sổ theo dõi là cơ sở để nhìn lại toàn bộ quá trình can thiệp, giúp đánh giá sự tiến bộ của học sinh và mức độ hiệu quả của các phương pháp tư vấn đã áp dụng.
• Đảm bảo tính liên tục và chuyên nghiệp: Trong trường hợp có sự thay đổi về nhân sự tư vấn, hồ sơ được ghi chép cẩn thận sẽ giúp người tiếp nhận mới nhanh chóng nắm bắt tình hình, đảm bảo quá trình hỗ trợ học sinh không bị gián đoạn.
• Cơ sở pháp lý và bảo vệ chuyên môn: Hồ sơ tư vấn là bằng chứng về quá trình làm việc chuyên nghiệp, tuân thủ đạo đức nghề nghiệp và các quy định pháp luật, đặc biệt là nguyên tắc bảo mật thông tin.
• Hỗ trợ công tác phòng ngừa: Dữ liệu từ các sổ theo dõi giúp nhà trường nhận diện các vấn đề tâm lý phổ biến, từ đó xây dựng các chương trình can thiệp, phòng ngừa sớm cho toàn thể học sinh.

Cơ sở pháp lý: Vai trò của Thông tư 31/2017/TT-BGDĐT

Thông tư 31/2017/TT-BGDĐT do Bộ Giáo dục và Đào tạo ban hành ngày 18/12/2017 là văn bản pháp lý quan trọng, đặt nền móng cho việc chuẩn hóa công tác tư vấn tâm lý trong các trường phổ thông tại Việt Nam. Thông tư này không chỉ quy định về nội dung, hình thức tổ chức mà còn nhấn mạnh đến trách nhiệm của nhà trường trong việc quản lý và thực hiện hoạt động này.

Trong đó, việc lập và quản lý hồ sơ, sổ sách được xem là một yêu cầu bắt buộc để đảm bảo tính chuyên nghiệp. Thông tư nhấn mạnh các nguyên tắc cốt lõi:

• Bảo mật thông tin: Mọi thông tin cá nhân của học sinh trong quá trình tư vấn phải được giữ bí mật tuyệt đối, chỉ được chia sẻ khi có sự đồng ý của học sinh (hoặc phụ huynh đối với học sinh nhỏ tuổi) và trong những trường hợp đặc biệt liên quan đến sự an toàn của học sinh hoặc người khác.
• Trách nhiệm của nhà trường: Hiệu trưởng có trách nhiệm chỉ đạo, xây dựng kế hoạch và tổ chức các hoạt động tư vấn tâm lý, bao gồm cả việc trang bị cơ sở vật chất và quản lý hồ sơ sổ sách theo quy định.

Cập nhật 5+ mẫu sổ theo dõi tư vấn tâm lý học đường chuẩn 2025

Dựa trên tinh thần của Thông tư 31 và các thực hành tốt nhất trong ngành, dưới đây là 5 mẫu hồ sơ, sổ sách cốt lõi mà mỗi phòng tham vấn tâm lý học đường cần có trong năm 2025.

1. Mẫu sổ ghi chép tư vấn cá nhân

Đây là tài liệu quan trọng nhất, ghi lại chi tiết từng buổi làm việc với học sinh.

• Phần A – Thông tin hành chính: Họ tên học sinh, lớp, mã số hồ sơ, ngày tháng năm sinh, thông tin liên hệ của phụ huynh.
• Phần B – Lịch sử các buổi tư vấn: Bảng theo dõi ghi rõ ngày/tháng, thời lượng, người tư vấn cho mỗi buổi.
• Phần C – Nội dung buổi làm việc (cho từng buổi):
  • Lý do/Vấn đề chính: Mô tả ngắn gọn vấn đề học sinh mang đến trong buổi hôm nay.
  • Tóm tắt diễn biến: Ghi lại các thông tin, cảm xúc, suy nghĩ chính mà học sinh chia sẻ. Sử dụng các trích dẫn trực tiếp (nếu cần) nhưng phải ẩn danh các nhân vật khác.
  • Quan sát của nhà tham vấn: Ghi nhận các biểu hiện phi ngôn ngữ, sự thay đổi cảm xúc, mức độ hợp tác của học sinh.
  • Can thiệp đã sử dụng: Ghi rõ các kỹ thuật đã dùng (ví dụ: lắng nghe phản hồi, đặt câu hỏi gợi mở, bài tập thư giãn, v.v.).
  • Đánh giá và Kế hoạch: Đánh giá sơ bộ về buổi làm việc, những điểm cần lưu ý và kế hoạch cho buổi tiếp theo.

2. Mẫu sổ theo dõi tư vấn nhóm

Dùng cho các hoạt động tư vấn theo chủ đề cho một nhóm nhỏ học sinh (ví dụ: nhóm kỹ năng quản lý lo âu, nhóm kỹ năng giao tiếp).

• Thông tin chung: Tên nhóm, chủ đề, mục tiêu, danh sách thành viên, lịch sinh hoạt dự kiến.
• Nội dung từng buổi sinh hoạt:
  • Ngày/tháng, chủ đề buổi sinh hoạt.
  • Các hoạt động đã triển khai: Mô tả ngắn gọn các bài tập, trò chơi, nội dung thảo luận.
  • Ghi nhận chung: Mô tả không khí của nhóm, mức độ tương tác, các vấn đề nổi bật phát sinh trong buổi.
  • Đánh giá và kế hoạch buổi sau.

3. Mẫu biên bản làm việc với phụ huynh học sinh

Biên bản là cần thiết để ghi lại các trao đổi quan trọng, đảm bảo sự phối hợp thống nhất giữa gia đình và nhà trường.

• Thông tin các bên tham gia: Họ tên nhà tham vấn, họ tên phụ huynh, họ tên học sinh được đề cập.
• Thời gian, địa điểm làm việc.
• Nội dung trao đổi: Ghi tóm tắt các thông tin chính được hai bên chia sẻ và thảo luận.
• Kết luận và Thống nhất hành động: Ghi rõ các giải pháp, cam kết phối hợp từ hai phía. Ví dụ: “Phụ huynh đồng ý dành thời gian trò chuyện với con 30 phút mỗi tối”, “Nhà trường sẽ thông báo cho phụ huynh nếu có biểu hiện bất thường”.
• Chữ ký các bên.

4. Mẫu kế hoạch can thiệp tâm lý cá nhân

Áp dụng cho những trường hợp cần một lộ trình hỗ trợ dài hạn và có cấu trúc rõ ràng.

• Đánh giá ban đầu: Tóm tắt vấn đề cốt lõi của học sinh, các điểm mạnh, điểm yếu, và các yếu tố nguy cơ/bảo vệ.
• Mục tiêu can thiệp (SMART): Đặt ra các mục tiêu Cụ thể, Đo lường được, Khả thi, Liên quan và có Thời hạn. Ví dụ: “Sau 8 tuần, học sinh giảm tần suất các cơn khóc từ 3 lần/tuần xuống còn 1 lần/tuần”.
• Phương pháp và hoạt động: Liệt kê các kỹ thuật, liệu pháp sẽ sử dụng (ví dụ: liệu pháp nhận thức – hành vi, kỹ năng thư giãn, bài tập về nhà).
• Tiêu chí đánh giá kết quả: Cách thức đo lường sự thành công của kế hoạch can thiệp.

5. Mẫu phiếu chuyển tuyến/giới thiệu chuyên gia

Trong trường hợp vấn đề của học sinh vượt quá khả năng chuyên môn của cán bộ tư vấn tại trường (ví dụ: dấu hiệu rối loạn tâm thần nặng, cần chẩn đoán y khoa), việc chuyển tuyến là bắt buộc và phải được thực hiện một cách chuyên nghiệp.

• Thông tin học sinh.
• Tóm tắt tình trạng và lý do chuyển tuyến: Mô tả ngắn gọn, khách quan các dấu hiệu, triệu chứng và nêu rõ lý do tại sao cần sự can thiệp của chuyên gia sâu hơn.
• Thông tin chuyên gia/cơ sở được giới thiệu: Cung cấp địa chỉ, số điện thoại liên hệ tin cậy.
• Xác nhận của phụ huynh: Cần có chữ ký của phụ huynh đồng ý với việc chuyển tuyến, thể hiện sự tôn trọng và hợp tác.

Hướng dẫn ghi chép và quản lý hồ sơ tại phòng tham vấn tâm lý

Việc sở hữu các mẫu sổ theo dõi tư vấn tâm lý học đường là chưa đủ, kỹ năng ghi chép và quy trình quản lý mới là yếu tố quyết định tính hiệu quả và đạo đức của công tác này.

Nguyên tắc “5C” khi ghi chép sổ theo dõi

1. Cụ thể (Concrete): Ghi lại các hành vi, sự kiện có thể quan sát được. Thay vì ghi “Học sinh có vẻ buồn”, hãy ghi “Học sinh ngồi im, mắt nhìn xuống sàn, khóc trong 5 phút khi kể về chuyện gia đình”.
2. Chính xác (Correct): Ghi nhận thông tin một cách khách quan, phân biệt rõ đâu là lời kể của học sinh, đâu là quan sát của nhà tham vấn. Tránh đưa ra các phán đoán chủ quan, suy diễn.
3. Cô đọng (Concise): Tập trung vào những chi tiết “đắt giá”, có liên quan trực tiếp đến vấn đề và quá trình can thiệp. Tránh ghi chép lan man, không cần thiết.
4. Chuyên nghiệp (Professional): Sử dụng ngôn ngữ trung lập, không phán xét, không định kiến. Việc nắm vững kiến thức chuyên ngành Tâm lý học là nền tảng để có được kỹ năng này.
5. Cẩn trọng (Confidential): Luôn ý thức về tính bảo mật. Sử dụng mã số hồ sơ thay vì tên đầy đủ trong các tài liệu không chính thức, không ghi các thông tin có thể nhận dạng người thứ ba không liên quan.

Quy trình quản lý và bảo mật thông tin tuyệt đối

• Lưu trữ an toàn: Tất cả hồ sơ, sổ sách phải được cất giữ trong tủ có khóa, đặt tại phòng tư vấn riêng. Chỉ cán bộ phụ trách công tác tư vấn mới có chìa khóa.
• Quyền truy cập: Chỉ những người có thẩm quyền và trách nhiệm trực tiếp (nhà tham vấn, hiệu trưởng trong trường hợp đặc biệt) mới được phép tiếp cận hồ sơ.
• Thời gian lưu trữ: Hồ sơ cần được lưu trữ trong suốt thời gian học sinh học tại trường và thêm một khoảng thời gian nhất định sau khi ra trường theo quy định.
• Quy trình hủy hồ sơ: Khi hết thời hạn lưu trữ, hồ sơ cần được hủy một cách an toàn (ví dụ: qua máy hủy tài liệu) để đảm bảo thông tin không bị rò rỉ.

Tăng cường hiệu quả tư vấn qua sự phối hợp giữa giáo viên chủ nhiệm, phụ huynh học sinh và nhà trường

Công tác tư vấn tâm lý không thể thành công nếu chỉ dựa vào một cá nhân. Nó đòi hỏi một mạng lưới hỗ trợ mà ở đó, sổ theo dõi tư vấn tâm lý học đường đóng vai trò kết nối thông tin giữa các bên liên quan.

Vai trò then chốt của Giáo viên chủ nhiệm

Giáo viên chủ nhiệm là người gần gũi và quan sát học sinh hàng ngày, do đó họ thường là người đầu tiên nhận ra những thay đổi bất thường. Họ chính là cầu nối quan trọng, khuyến khích học sinh tìm đến phòng tham vấn và cung cấp những thông tin ban đầu quý giá cho nhà tham vấn. Sự phối hợp nhịp nhàng giữa giáo viên chủ nhiệm và phòng tâm lý giúp quá trình hỗ trợ diễn ra liền mạch và hiệu quả hơn.

Tầm quan trọng của sự đồng hành từ Phụ huynh học sinh

Gia đình là môi trường có ảnh hưởng sâu sắc nhất đến tâm lý của học sinh. Việc xây dựng mối quan hệ hợp tác, tin tưởng với phụ huynh là yếu tố sống còn. Nhà tham vấn cần khéo léo trao đổi thông tin (đã được sự đồng ý của học sinh), hướng dẫn phụ huynh cách lắng nghe, chia sẻ và hỗ trợ con cái tại nhà, tạo thành một vòng tròn bảo vệ vững chắc cho các em.

Tích hợp Công tác xã hội trường học trong các trường hợp phức tạp

Đối với những trường hợp phức tạp liên quan đến hoàn cảnh gia đình đặc biệt (nghèo đói, bạo lực, lạm dụng), vai trò của nhân viên công tác xã hội trở nên cần thiết. Trong khi nhà tư vấn tâm lý tập trung vào các vấn đề nội tâm, cảm xúc, thì nhân viên công tác xã hội sẽ giúp kết nối học sinh và gia đình với các nguồn lực hỗ trợ bên ngoài (cơ quan phúc lợi, tổ chức cộng đồng), giải quyết các vấn đề từ gốc rễ môi trường sống.

Câu hỏi thường gặp về sổ theo dõi tư vấn tâm lý học đường (FAQs)

1. Sổ theo dõi tư vấn tâm lý học đường có phải là hồ sơ bắt buộc không?

Có. Theo tinh thần của Thông tư 31/2017/TT-BGDĐT, việc lập và quản lý hồ sơ, sổ sách là một phần của công tác tư vấn tâm lý nhằm đảm bảo tính chuyên nghiệp, hiệu quả và có hệ thống. Đây là yêu cầu cơ bản để một phòng tham vấn hoạt động đúng chuẩn.

2. Làm thế nào để học sinh tin tưởng và tìm đến phòng tư vấn?

Để xây dựng lòng tin, nhà tham vấn cần thể hiện sự thân thiện, không phán xét và cam kết bảo mật tuyệt đối. Bên cạnh đó, nhà trường cần truyền thông rộng rãi về vai trò của phòng tâm lý như một nơi hỗ trợ, không phải nơi xử lý kỷ luật.

3. Giáo viên kiêm nhiệm chưa qua đào tạo chuyên sâu về tâm lý cần làm gì?

Giáo viên kiêm nhiệm nên tập trung vào việc lắng nghe, sàng lọc và hỗ trợ ban đầu. Quan trọng nhất là cần tham gia các lớp bồi dưỡng nghiệp vụ tư vấn tâm lý học đường, và biết khi nào cần giới thiệu học sinh đến các chuyên gia có chuyên môn sâu hơn.

4. Học sinh có quyền từ chối cung cấp thông tin không?

Có. Nguyên tắc cốt lõi của tư vấn là sự tự nguyện. Nhà tham vấn phải tôn trọng quyền của học sinh, không ép buộc các em chia sẻ những điều các em chưa sẵn sàng. Việc xây dựng mối quan hệ tin cậy sẽ giúp các em cởi mở hơn theo thời gian.

5. Sự khác biệt giữa tư vấn tâm lý và kỷ luật học đường là gì?

Tư vấn tâm lý tập trung vào việc thấu hiểu nguyên nhân sâu xa của hành vi, hỗ trợ học sinh giải quyết khó khăn từ bên trong. Kỷ luật học đường tập trung vào việc xử lý các hành vi sai phạm theo nội quy. Phòng tư vấn là nơi hỗ trợ, không phải nơi phán xét hay thi hành kỷ luật.

6. Thông tin trong sổ theo dõi có được chia sẻ cho giáo viên chủ nhiệm không?

Thông tin chi tiết và nhạy cảm sẽ không được chia sẻ nếu không có sự cho phép của học sinh. Nhà tham vấn chỉ có thể trao đổi với giáo viên chủ nhiệm về những định hướng phối hợp chung nhằm hỗ trợ học sinh tốt hơn, trên nguyên tắc tôn trọng tuyệt đối quyền riêng tư của các em.

7. Tại sao cần nhiều mẫu sổ theo dõi tư vấn tâm lý học đường khác nhau?

Mỗi hình thức tư vấn (cá nhân, nhóm, làm việc với phụ huynh) có những đặc thù riêng. Việc sử dụng các mẫu sổ khác nhau giúp chuyên biệt hóa việc ghi chép, đảm bảo thu thập đúng và đủ thông tin cần thiết cho từng bối cảnh, từ đó nâng cao tính chuyên nghiệp và hiệu quả của công tác tư vấn.

Những kỹ năng và kiến thức để vận hành hiệu quả một phòng tham vấn tâm lý, từ việc sử dụng các công cụ như sổ theo dõi đến việc áp dụng các liệu pháp can thiệp, đều là một phần quan trọng của khoa học tâm lý. Việc hiểu rõ tâm lý học kinh doanh là gì cũng cho thấy một góc nhìn thú vị về việc ứng dụng tâm lý học vào các lĩnh vực khác nhau của cuộc sống. Nó không chỉ giúp thấu hiểu khách hàng, đồng nghiệp trong môi trường doanh nghiệp mà còn cung cấp những nguyên tắc về hành vi con người có thể áp dụng chéo trong môi trường giáo dục, giúp xây dựng chiến lược truyền thông hiệu quả để học sinh và phụ huynh hiểu đúng về vai trò của tư vấn học đường.

Đại học hutech

Bận rộn vẫn có thể lấy bằng Đại học! Học online mọi lúc, mọi nơi với chương trình Đào tạo từ xa. Bằng cấp giá trị, được Bộ GD&ĐT công nhận. Đăng ký để được tư vấn miễn phí ngay!

Đăng ký tư vấn

Lời kết

Tóm lại, sổ theo dõi tư vấn tâm lý học đường là một công cụ không thể thiếu, là trái tim của một phòng tham vấn chuyên nghiệp và có trách nhiệm trong bối cảnh năm 2025. Việc áp dụng các mẫu sổ chuẩn và tuân thủ quy trình ghi chép, bảo mật không chỉ giúp tối ưu hóa việc hỗ trợ từng học sinh mà còn thể hiện sự tôn trọng đối với quyền riêng tư và nhân phẩm của các em. Đây là nền tảng vững chắc để xây dựng một môi trường học đường an toàn, nơi mỗi học sinh đều cảm thấy được lắng nghe, thấu hiểu và hỗ trợ để phát triển một cách toàn diện. Đầu tư vào công tác tư vấn tâm lý chính là đầu tư vào tương lai của thế hệ trẻ.